Quick Scan: voorbeeld planning inzet bij stichting met meerdere locaties

Bovenstaande planning gaat uit van een stichting met een centraal bedrijfsbureau, dat bij de inzet op de locaties een initiŽrende en coŲrdinerende rol speelt. Per locatie is er een contactpersoon, die terplekke de deelname in goede banen leidt. Een voorbereidingstijd van drie weken kan voldoende zijn. Hieronder worden de genummerde stappen beschreven.

1.  De medewerkers moeten op de locatie zelf op een aantal met internet verbonden PCís terecht kunnen om de vragenlijst in te vullen.

2.  Communicatie aan de medewerkers is een belangrijke succesfactor voor een goede respons. Behalve het informeren van de medewerkers via de deelnamebrief, kunnen ook andere middelen worden ingezet. Enkele voorbeelden:
- Communicatie via de OR;
- Aankondiging in nieuwsbladen;
- Plaatsing op de agenda van werkoverleg.
Hiermee kan al ver voor de start van de deelname worden gestart.

3.  Voor elke deelnemende locatie wordt een contactpersoon geŽnthousiasmeerd die de Quick Scan op locatie in goede banen leidt. De contactpersoon heeft de volgende taken:
1. initiŽren en stroomlijnen van communicatie die specifiek is voor de locatie;
2. voor deelname: vastleggen functiecategorieŽn in het systeem. De contactpersoon
    kiest functies die op de betreffende locatie voorkomen uit een lijst met mogelijke
    functies. Respondenten kiezen voorafgaand aan het invullen van de vragenlijst zelf
    hun functie uit de selectie die de contactpersoon heeft gemaakt;
3. na het inlezen van het medewerkersbestand: controleren of de afdelingen goed in
    het systeem zijn gekomen, of aanleveren van een correcte lijst met afdelingen;
4. tijdens deelname: respons in de gaten houden en indien nodig interveniŽren.
    Bijvoorbeeld door extra aandacht tijdens teamoverleg van een bepaalde afdeling te
    vragen.

De contactpersoon heeft een eigen menu in de applicatie, dat het mogelijk maakt om de taken 2, 3 en 4 uit te voeren. De inzet van de contactpersoon is een belangrijke succesfactor om tot een goede respons te komen.

De coŲrdinator van het bedrijfsbureau geeft de namen, telefoonnummers en de emailadressen van de contactpersonen op de locaties door aan Change Management Partners (CMP). De contactpersoon ontvangt dan nadere instructies.

4.  CMP ontvangt van elke locatie een afzonderlijke elektronische lijst met namen van medewerkers. CMP verklaart deze lijst niet te zullen gebruiken voor andere doeleinden dan het faciliteren van deelname aan het onderzoek, en andere partijen geen inzage in deze lijst te geven.

De lijst is een excel spreadsheet (of csv bestand), dat als volgt is opgebouwd:
Kolom A: Achternaam (verplicht)
Kolom B:   Voorletters
Kolom C:  Voornaam
Kolom D: Tussenvoegsel
Kolom E:   Naam afdeling waar deze medewerker werkt.

Kolom B of Kolom C wordt aangeleverd, wat het gemakkelijkst of meest wenselijk is.
Kolom D is alleen gevuld als het tussenvoegsel niet in de achternaam (Kolom A) is verwerkt. Als het tussenvoegsel wel in kolom A is verwerkt, staat het achteraan, bv. Meulen, van der. In dit geval is Kolom D dus leeg.
Kolom E is optioneel. Het is ook mogelijk om een afzonderlijke lijst met alle afdelingen per locatie aan te leveren. Respondenten kiezen dan voorafgaand aan het invullen zelf hun afdeling uit deze lijst. Is kolom E wel gevuld, dan hoeft de medewerker uiteraard niet meer zelf de afdeling te kiezen. Dit is gemakkelijker voor de medewerkers met weinig computerervaring. Er moet dan wel goed op worden gelet dat de juiste afdelingsnamen worden aangeleverd in de spreadsheet.

De bestanden worden gestuurd naar
beheer@chmp.nl

5.  Het bedrijfsbureau ontvangt van CMP een standaardbrief om medewerkers over de Quick Scan te informeren. Deze brief wordt aangepast aan de eigen stijl en wordt aangevuld met organisatiespecifieke zaken, zoals:
- specifieke redenen om deel te nemen aan de Quick Scan;
- eventuele verloting van prijzen onder de respondenten bij een bepaalde respons;  
De brief gaat vervolgens naar de contactpersonen van de locaties.

 

6.  De contactpersonen vullen de brief aan met locatiespecifieke zaken. Hierbij valt aan de volgende zaken te denken:
- Waar staan de PCís waarop men terecht kan?
- Bij wie kan men met vragen over deelname terecht (contactpersoon)?

7.  De brief wordt naar de medewerkers gestuurd, samen met de handleiding, die door CMP is aangeleverd. Deze handleiding maakt het mogelijk om de vragen in het systeem te beantwoorden.

8.  Vastleggen functiecategorieŽn. Medewerkers kiezen voorafgaand aan het invullen van de vragenlijst hun eigen functiecategorie (bijvoorbeeld verzorgende) uit een lijst. De contactpersoon legt de bestaande functiecategorieŽn, zoals die op de locatie gehanteerd worden, in het systeem vast, zodat de medewerkers hieruit snel een keuze kunnen maken. De contactpersonen hebben inmiddels schriftelijke instructies van CMP ontvangen om deze functiecategorieŽn in het systeem te kunnen beheren.

Als er gewerkt wordt met afdelingen, zijn deze mogelijk in het bestand aangeleverd. De contactpersoon van de locatie controleert dan ook gelijk of dit de juiste afdelingen zijn voor de locatie. Zoniet, dan geeft de contactpersoon de bestaande afdelingsnamen door. De respondent kiest dan diens afdeling uit deze lijst.

9.  De medewerkers krijgen vanaf elke PC met Internetaansluiting toegang tot de Quick Scan. Zij melden zich aan met het gebruikersnaam en wachtwoord, en kiezen vervolgens hun naam, functie en evt. afdeling. Daarna beginnen zij met het invullen van de vragenlijst. De instructies zijn zodanig opgesteld dat ook medewerkers zonder computerkennis de vragenlijst kunnen invullen. Daarnaast kunnen medewerkers een beroep doen op telefonische ondersteuning.

De applicatie biedt inzicht in het actuele responspercentage. De contactpersonen houden in de gaten of er voldoende respons is, en nemen zonodig responsverhogende maatregelen.

10. Op de overeengekomen sluitingsdatum wordt de score opgemaakt, en vervolgens wordt het rapport opgesteld. Het is niet meer mogelijk om de vragenlijst daarna nog in te vullen. Binnen enkele dagen ontvangt u de rapporten. U wordt uitgenodigd om te reageren op het rapport. Uw feedback wordt gebruikt om het instrument verder te verbeteren.

11. Bovendien kunt u ervoor kiezen om CMP een presentatie over de deelname en bevindingen te laten geven.

Verder